Quy trình 7 bước từ concept đến hoàn thiện dàn dựng triển lãm là hạng mục quyết định cảm nhận đầu tiên của khách tham quan và mức độ ghi nhớ thương hiệu tại hội chợ, triển lãm hoặc sự kiện. Một thiết kế tốt không chỉ cần đẹp về mặt hình thức, mà còn phải tính đến dòng di chuyển, an toàn kỹ thuật, công năng sử dụng và khả năng thi công trong điều kiện thực tế. Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm thực hành, đưa ra các nguyên tắc thiết kế – thi công – dàn dựng có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp và đội ngũ vận hành.
Khởi đầu của mọi dự án là bản tóm lược yêu cầu (brief) rõ ràng: mục tiêu kinh doanh, thông điệp chủ đạo, diện tích gian hàng, vị trí trong nhà/ngoài trời, ngân sách dự kiến, thời gian lắp đặt và tháo dỡ. Từ brief, đội ngũ thiết kế phát triển concept dựa trên bản sắc thương hiệu (màu sắc, kiểu chữ, hình khối), đồng thời phác thảo sơ đồ luồng di chuyển để đảm bảo khách tham quan có trải nghiệm mạch lạc. Ở giai đoạn này, mô hình 3D và bản vẽ kỹ thuật là tài liệu xương sống.
Về vật liệu, lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu bền vững, trọng lượng, chi phí và điều kiện thi công. Gỗ công nghiệp phủ melamine, khung sắt hộp sơn tĩnh điện, nhôm định hình, formex và mica là các vật liệu phổ biến cho booth; trong khi sân khấu thường dùng sàn gỗ phủ thảm, khung dầm chịu lực và backdrop bằng hệ khung modul. Trong xu hướng xanh, vật liệu tái chế và các cấu kiện có thể tái sử dụng nhiều lần đang ngày càng được ưu tiên.
An toàn là ưu tiên số một khi thi công. Hệ khung phải có bản vẽ tính toán chịu lực, mối hàn đạt chuẩn, các điểm treo (rigging) được đơn vị địa điểm phê duyệt. Hệ thống điện cần có aptomat riêng cho từng khu vực, dây dẫn được luồn gọn, chống ẩm và có thiết bị chống rò. Với các hạng mục treo cao như màn hình LED hay đèn moving, phải có dây an toàn dự phòng và lưới chắn nếu cần. Việc nghiệm thu theo checklist giúp phát hiện sớm rủi ro trước giờ mở cửa.
Ánh sáng định hình cảm xúc không gian. Kết hợp chiếu sáng tổng (ambient), chiếu sáng điểm (spot) và chiếu sáng nhấn (accent) để dẫn dắt ánh nhìn về sản phẩm chủ lực. Nhiệt độ màu cần thống nhất với nhận diện thương hiệu; CRI cao giúp tái hiện màu trung thực. Với màn hình LED, độ sáng và tần số quét phải tương thích với camera để phục vụ livestream và ghi hình. Hệ âm thanh cần được tính toán theo thể tích không gian, giảm dội âm và tránh trùng phổ với sân khấu lân cận.
Quy trình dàn dựng hiệu quả thường đi qua bảy bước: (1) chốt brief và ngân sách; (2) phát triển concept, moodboard; (3) dựng 3D và bản vẽ kỹ thuật; (4) gia công xưởng và chuẩn bị cấu kiện modul; (5) vận chuyển – lắp đặt tại hiện trường; (6) chạy thử hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng; (7) nghiệm thu và bàn giao. Lịch thi công cần tính dư thời gian cho phát sinh và tuân thủ quy định của ban tổ chức về giờ vào hàng, tiếng ồn và tiêu chuẩn PCCC.
Về nhân sự, đội hình tối ưu bao gồm: kiến trúc sư chủ trì, hoạ viên 3D, kỹ sư kết cấu, quản lý dự án, đội trưởng sản xuất, kỹ thuật điện – âm thanh – ánh sáng và kỹ thuật LED. Mỗi vai trò có checklist riêng và tiêu chuẩn nghiệm thu rõ ràng. Việc phân công ca làm theo mốc giờ giúp đảm bảo tiến độ mà vẫn an toàn cho người lao động.
Kiểm soát chất lượng (QA/QC) phải xuyên suốt từ xưởng đến hiện trường. Ở xưởng, kiểm tra kích thước, nước sơn, bề mặt, kết nối modul; tại hiện trường, đo đạc và cân chỉnh lại theo sai số thực tế, đảm bảo các đường nét giao nhau sắc gọn. Các khu vực tiếp xúc nhiều như quầy lễ tân, tay vịn, mặt bàn cần gia cường chống trầy xước.
Ngân sách dàn dựng nên được cấu trúc theo hạng mục: thiết kế, gia công, vật liệu, vận chuyển, nhân công lắp đặt, thuê thiết bị, bảo hiểm và dự phòng rủi ro. Nguyên tắc minh bạch giúp so sánh báo giá giữa các nhà thầu dễ dàng hơn. Với dự án lặp lại theo năm, hãy đầu tư hệ modul tái sử dụng để giảm chi phí tổng vòng đời.
Tính bền vững ngày càng quan trọng. Việc sử dụng vật liệu tái chế, tối ưu vận chuyển, giảm rác thải sau tháo dỡ và lựa chọn thiết bị tiết kiệm năng lượng không chỉ tốt cho môi trường mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu. Hãy truyền thông về các nỗ lực xanh của dự án để tạo sự đồng cảm với khách tham quan.
Tóm lại, thiết kế – thi công – dàn dựng là một chuỗi công việc đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa sáng tạo và kỹ thuật. Khi từng chi tiết được tính toán kỹ, không gian trưng bày sẽ trở thành trải nghiệm sống động, giúp thương hiệu kể câu chuyện của mình một cách thuyết phục và ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng.
Một kinh nghiệm hữu ích khác là chuẩn hoá tài liệu dự án theo mẫu: brief, checklist an toàn, bảng vật tư, bản vẽ thi công, kế hoạch vận chuyển và nhật ký hiện trường. Khi mọi thứ được lưu trữ có hệ thống, đội ngũ có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị cho dự án kế tiếp và hạn chế phụ thuộc vào cá nhân.
